Privatlivspolitik

Behandling af personoplysninger hos Dal – Logopædisk klinik

Datasikkerheden i Dal – Logopædisk klinik

  1. Indledende bemærkninger

1.1 Formål

1.1.1. Hos Dal – Logopædisk Klinik vil vi behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at vi skal kunne varetage den logopædiske indsats til dig. Det er nødvendigt for, at vi kan bistå dig bedst muligt. Vi er i den forbindelse forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er, at kunne foretage den administration, der er knyttet til det logopædiske forløb: behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning, herunder i relation til ydelser mv.

1.2 Dataansvar og kontraktoplysninger

1.2.1. Dal – logopædisk klinik er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.

1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til:

Dal – Logopædisk
Kirke Værløsevej 38 st.
3500 Værløse
Tlf.: 34 10 95 40
E-mail: kontakt@dlpk.dk

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

  1. Behandling af persondata

2.1 Journalføring

2.1.1. Når du eller andre på vegne af dig kontakter os, opretter vi en journal. Journalen er både i en papirudgave og elektronisk.

Her registrerer vi de informationer vi har modtaget. Elektroniske informationer er enten fra dig selv, eller via krypterede mails fra f.eks. kommune, terapeuter, læger mv. Modtager vi informationer med brevpost scannes disse oplysninger ind og lægges til din elektroniske journal.

2.1.2. Vi registrerer bl.a. kontaktoplysninger: navn, privatadresse, privat- og arbejdstelefonnummer, e-mailadresse samt cpr.nr.   Den elektroniske journal indeholder ikke din adresse og telefonnummer.

Der registreres oplysninger om hvem der har rettet henvendelsen til os. Den elektroniske journal opdateres løbende med det vi foretager os i forbindelse med det logopædiske tiltag vi tilbyder dig.

2.1.3 Modtager du et undervisningstilbud, vil dette være noteret elektronisk i en planaftale. Planaftalen har notater med de oplysninger der er relevante for at vi kan tilbyde dig bedst mulig undervisningsindsats.

2.1.4. Oplysningerne i systemet kan læses af de logopæder der er tilknyttet Dal – logopædisk klinik.

2.1.5. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.2 . Indhentning og videregivelse af oplysninger

2.2.1. Indhenter eller videregiver vi oplysninger, vil dette altid blive registreret i din journal.  Dette har du givet samtykke til ved din underskrift første gang vi mødes. Her kan du også tilkendegive om du ønsker kopi af det vi har noteret, samt vil orienteres når vi kontakter andre på dine vegne.

2.2.1.2. Samtykket er tidsbegrænset til 1 år fra den dato du har underskrevet på samtykkeerklæringen.

2.2.1.3. Indhentede eller videregivelse af oplysninger fremsendes altid i krypteret elektronisk version, ønsker du selv kopi af dette, kan det fremsendes på din anmodning til dig med almindelig mail.

Vi sender med post, når der er modtaget frankeret og udfyldt svarkuvert.

2.2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c).

2.3 E-mails

2.3.1 Vi gemmer de e-mails, der bliver sendt fra dig til Dal – Logopædisk klinik og sendt fra Dal – Logopædisk klinik til dig. Ligesom vi gemmer e-mails fra/til andre vedr. vores behandling/indsats til dig.

Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af e-mails mv, det bliver noteret i journalen.

2.3.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.4 Kalendersystem

2.4.1. Dal – logopædisk klinik benytter ikke et overordnet kalendersystem, dvs at alle aftaler du træffer sker direkte med den logopæd du har aftalen med.

2.4.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

3. Opbevaring af persondata

3.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse, de er i aflåst skab. Der er altid aflåst til klinikken, når vi ikke er i lokalerne. Der er ligeledes aflåst til gangen ind til klinikken. Efter almindelig arbejdstid, er der desuden aflåst ved yderdøren.

3.2. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

3.3. Overførsel til tredjelande 3.2.1. Som forholdene er i dag, overfører vi ikke data (l lande udenfor EU/EØS. Hvis det bliver aktuelt at visse af dine data vil blive overført (l lande beliggende uden for EU/EØS vil du blive kontaktet. de).

3.4. Sletning af data

3.4.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

3.4.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en logopædisk intervention, herunder at Dal – Logopædisk klinik har mulighed for at se, hvilke tiltag der tidligere er foretaget anses i praksis for et sagligt formål. De data, Dal – Logopædisk klinik bruger til at administrere den logopædiske indsats, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter det logopædiske forløb er ophørt, idet det er lovpligtigt, at opbevare disse oplysninger i 5 år. Derudover nødvendiggør det faglige logopædisk etiske kodeks, at originale journaler, testresultater mv tilhørende den logopæd, som har foretaget optegnelserne at de bør bevares i minimum 5 år.

3.4.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

3.4.4. Når vi er færdige med indsatsen til dig, fjernes de elektroniske oplysninger fra det fælles tilgængelige drev (hvor alle klinikkens medarbejdere har adgang). Oplysninger gemmes i 5 år. Disse ligger på særskilt USB-nøgle, der er opbevares særskilt og igen bag aflåst skab og bag aflåset rum.

3.4.5. Dine personoplysninger har vi derfor mulighed for at fremskaffe, hvis vi hører fra dig igen inden for 5 år.

  1. Dine rettigheder

4.1 Oplysningspligt

4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse, vil Dal – Logopædisk klinik informere dig særskilt om dette.

4.2 Indsigt, berigtigelse mv.

4.2.1. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig vi har samlet i forbindelse med din logopædiske undervisning/indsats, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne. Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.

4.2.2. Ingen lov hjemler som udgangspunkt journalpligt for en privatpraktiserende logopædisk virksomhed. Dal – Logopædisk Klinik er medlem af ALF, Audiologopædisk Forening, der er fagets faglige forening. Der vedvarende arbejder for en høj etisk moral, hvorfor journalføring mv skal ses i en kvalitetssikringssammenhæng, og som kan benyttes af klinikken internt og i samarbejde med de offentlige bevilgende myndigheder. At det er muligt for os at udlevere kopi af journal, planaftaler, evalueringer mv når vi i konkrete tilfælde anmodes herom.

4.2.3. I det omfang, du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Dal – Logopædisk klinik kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Tilbagekaldelse af dit samtykke skal ske skriftligt, og vi vil derefter inden for 30 dage effektuere dette.

4.3 Yderligere oplysninger

4.3.1 I det omfang, du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte Dal – Logopædisk klinik. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk

4.3.2. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.

© Copyright - Dal - Logopædisk Klinik